W niektórych miastach Polski urzędy stanu cywilnego (USC) zaczęły wymagać apostille dla białoruskich dokumentów do celów rejestracji, czyli tzw. umiejscowienia. Informacje na ten temat pojawiły się w dyskusjach na czatach emigranckich. Poniżej wyjaśniamy, czym jest umiejscowienie, dlaczego wprowadzono nowe zasady oraz co robić w tej sytuacji.
Czym jest umiejscowienie dokumentów i dlaczego jest ważne?
Umiejscowienie, czyli rejestracja zagranicznych aktów stanu cywilnego, to proces wprowadzania dokumentów wydanych za granicą do polskich rejestrów państwowych. Dotyczy to przede wszystkim aktów urodzenia, małżeństwa czy zgonu. Procedura ta jest niezbędna w wielu sytuacjach administracyjnych i prawnych, takich jak:
- uzyskanie polskiego obywatelstwa,
- wydanie dowodu osobistego lub paszportu,
- zawarcie lub rozwiązanie małżeństwa w Polsce,
- inne sprawy związane ze stanem cywilnym.
Za rejestrację odpowiada USC. Wniosek o umiejscowienie można złożyć osobiście, przez pełnomocnika lub pocztą. Standardowy czas rozpatrywania wynosi miesiąc, ale w skomplikowanych przypadkach może zostać przedłużony do dwóch miesięcy. Opłata za rejestrację wynosi 50 złotych.
Po zakończeniu procedury dane z zagranicznego dokumentu są wprowadzane do polskiego rejestru, a wnioskodawca otrzymuje odpis aktu stanu cywilnego zgodny z polskim wzorem. Dokument można odebrać osobiście lub zamówić przesyłkę pocztową, podając wcześniej adres i dane kontaktowe.
Dlaczego białoruskie dokumenty wymagają apostille?
W ostatnim czasie na czatach emigranckich pojawiły się doniesienia, że USC odmawiają przyjmowania białoruskich aktów stanu cywilnego bez apostille. Zmiana ta wynika z zaleceń Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji z 28 lipca 2025 roku, które odnoszą się do informacji przekazanych przez konsula RP w Mińsku.
Zgodnie z tymi wytycznymi, akty stanu cywilnego wydane przez organy dawnej Białoruskiej SRR lub ZSRR nadal są uznawane, pod warunkiem że zawierają czytelne i zrozumiałe dane. Jednak aby mogły być one używane w Polsce, należy:
- Uzyskać powtórny egzemplarz aktu na nowym formularzu w instytucji przechowującej księgi stanu cywilnego.
- Poświadczyć ten dokument apostille w Ministerstwie Spraw Zagranicznych Białorusi.
Jeśli masz trudności z uzyskaniem apostille lub innych dokumentów, warto rozważyć konsultację z prawnikiem specjalizującym się w sprawach migracyjnych lub skontaktować się z USC w celu uzyskania szczegółowych informacji o procedurze.
Wymóg apostille dotyczy wyłącznie powtórnych egzemplarzy aktów stanu cywilnego wydanych na Białorusi, które pochodzą z czasów BSRR lub ZSRR. Jeśli księgi zostały utracone, zniszczone lub znajdują się poza Białorusią (np. w archiwach innych republik byłego ZSRR), instytucja powinna wydać zaświadczenie potwierdzające brak takich dokumentów.